Схема руху вхідних документів

Рух вхідних документів показаний на мал. 2, де цифрами і буквами позначено:

Мал. 2. Схема руху вхідних документів

Експедиційна обробка кореспонденції

Вся кореспонденція (доставлена поштовим, факсимільним зв'язком, кур'єрами, документи, привезені співробітниками з відряджень, передані на переговорах), що поступає, повинна оброблятися централізованою експедицією (структурним підрозділом, який займається прийомом і відправкою кореспонденції). За відсутності експедиції обробку кореспонденції проводить секретар.

В ході експедиційної обробки перевіряється правильність доставки, цілісність вкладень, правильність оформлення документів. Помилково доставлена поштова кореспонденція повертається поштовому відділенню, про факсимільні повідомлення слідує, якщо це можливо, повідомити відправника.

Експедиція (секретар) розкриває всі конверти, що поступили. Виняток становлять конверти з відміткою «особисто» і конверти, що мають гриф обмеження доступу до документа в тому випадку, якщо існує спеціальний підрозділ для обробки кореспонденції з грифом.

Конверти знищуються. Виняток становлять чотири випадки:

якщо дата поштового штемпеля свідчить про дату надходження або відправки кореспонденції (конкурсні документи, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки і так далі);

якщо на документі взагалі відсутня дата;

якщо адресу відправника можна встановити тільки за допомогою конверта;

якщо дата відправки істотно відрізняється від дати отримання документа.

Перевіряючи цілісність вкладення, необхідно переконатися в наявності всіх листів документа, всіх застосувань і кількості листів в них.

Перевіряючи правильність оформлення, необхідно переконатися в тому, що відсутні помилки, які не дозволяють прийняти документ в роботу. (На гарантійному листі відсутній друк, наприклад). Крім того, перевіряється можливість прочитати листи документа, якщо він отриманий факсом.

Якщо виявлені помилки, про них необхідно повідомити відправника. Документ слід затримати в експедиції до того, як ці помилки будуть виправлені (вислані необхідні застосування, замінені нечитані листи і так далі).

На всіх документах (у тому числі і на факсимільних повідомленнях), що поступили, проставляється дата надходження (28) і, якщо необхідно, обліковий порядковий номер. Обліковий номер необхідний для точнішого підрахунку кількості документів, що поступили.

Попередній розгляд. Сортування

При попередньому розгляді документи сортуються на дві групи:

1. документи, які реєструватимуться в службі ДОУУ;

2. документи, які передаються в структурні підрозділи без реєстрації.

Кожна служба ДОУУ може розробити і представити на твердження керівникові організації перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі ДОУУ (додаток). Обов'язково реєструються ті документи, які будуть підставою для ухвалення управлінських рішень (Порядок реєстрації розглядається в розділі «Реєстрація документів»).

Для того, щоб правильно провести попередній розгляд, необхідно добре уявляти собі діяльність фірми і перспективи її розвитку.

Розподіл

Зареєстровані документи розподіляються на дві групи:

документи, які мають бути представлені керівникові;

документи, які передаються в структурні підрозділи по приналежності.

Критерії відбору документів для розгляду керівником:

важливість змісту (з погляду стратегії і тактики розвитку бізнесу);

складність і новизна поставлених питань;

авторство (органи державної влади, вищестоящі організації);

термін виконання (чим менше термін виконання, тим швидше документ має бути переданий в структурний підрозділ).

Документи мають бути представлені керівникові разом з матеріалами, які йому допоможуть ухвалити рішення (документи, на які посилається автор листа, листування, яке велося раніше, аналогічні пропозиції і так далі).

Кореспонденція повинна докладатися керівникові один раз в день у встановлене їм самим час.

Керівник повинен розглядати документи в день доповіді або, в крайньому випадку, наступного дня і повертати їх зі своєю резолюцією (16).

Періодично (наприклад, один раз в тиждень) керівникові дається оглядова довідка (у усній або письмовій формі) про документи, передані в структурні підрозділи на виконання.

Перерозподіл

На підставі резолюції керівника робиться перерозподіл, тобто документи прямують в структурні підрозділи на виконання.