Загальна характеристика систем
Системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД)
переслідують досягнення наступних цілей:
забезпечення підвищення оперативності і якості роботи з
документами, впорядкування документообігу, забезпечення контролю
виконання;
створення необхідних умов для підвищення частки
інтелектуальної продуктивної праці по змістовній і смисловій роботі з
документами і зниження трудовитрат на рутинні операції;
забезпечення підвищення якості документів, що
створюються в організації;
забезпечення автоматизованого контролю за проходженням
документів в підрозділах організації з моменту їх отримання або створення
до завершення виконання відправки або оформлення в справу, своєчасне
інформування співробітників і керівництво про документи, що поступили і
створюваних;
забезпечення автоматизованого попереджуючого контролю
за своєчасного виконання документів, доручень найвищих органів державній
владі і управління, доручень і вказівці керівництва організації,
оперативне отримання інформації про стан виконання і місце знаходження
будь-якого документа;
скорочення термінів проходження і виконання документів;
забезпечення централізованого зберігання текстів доку
ментів, підготовлених в електронній формі і їх графічних образів, а також
всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій,
супровідних документів) з можливістю організації логічного скріплення
документів, що відносяться до одного питання і оперативного пошуку (підбірки)
документів по тематичному набору реквізитів.
Впровадження програмної системи автоматизації
діловодства і документообігу створює апаратно-програмну основу для єдиної
системи САДД, що охоплює всі підрозділи організації. При цьому досягаються
наступні цілі:
забезпечується єдиний порядок індивідуальної і сумісної
роботи з документами в підрозділах організації;
об'єднуються потоки електронних документів між
підрозділами організації.
|