1. Підготовка справ до передачі на зберігання в державні архіви

   Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання і по особовому складу повинні зберігатися в службі ДОУУ або в архіві організації протягом трьох років, після чого вони підлягають передачі на державне зберігання.

   Розпорядженням мера Москви від 19.10.93 № 595-рм встановлений розмір штрафних санкцій, що накладаються об'єднанням «Мосгорархив» за порушення чинного законодавства у архівній справі: 70 мінімальних окладів - за втрату (загибель, незаконне знищення) справ постійного і довготривалого зберігання (зокрема по особовому складу), 35 - за відмову від передачі на державне зберігання, 28 - за недотримання термінів впорядкування документів постійного і довготривалого термінів зберігання, а також за невмотивовану відмову в допуску представників об'єднання «Мосгорархив» до перевірки умов зберігання архівних документів і стану роботи з ними.

   В процесі підготовки справ для передачі на державне архівне зберігання необхідно:

   1. Перегрупувати документи справи в хронологічній послідовності (з 01.01.00 по 31.12.00), розташовуючи документи в порядку прямої хронології. Додатки від основних документів не відокремлюють.

   2. Пронумерувати листи чорним графітним олівцем в правому верхньому кутку арабськими цифрами. У кожному томі - крізна валова нумерація листів. При нумерації листів необхідно мати на увазі наступне:

   якщо лист формату A3 підшитий за середину, він нумерується як два листи, якщо він підшитий за ліве поле - як один лист;

   на листах, що є кресленням, малюнком, фотографією, номер проставляється на обороті;

   якщо в справу підшитий конверт з вкладеннями, то послідовно нумеруються конверт, вкладення, потім черговий лист справи.

   3. Видалити канцелярські скріпки і скріпки степлера.

   4. Скласти засвідчувальний напис справи (приложение).

2. 5. Скласти для найбільш цінних справ внутрішній опис документів справи (приложение).
   

6. Помістити документи в картонну обкладинку і прошити їх в чотири проколи шпагатом (або переплести).
7. Внести необхідні уточнення до реквізитів обкладинки справи  (приложение).

Взаємодія державних архівів з комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі.