Для полегшення роботи при створенні і оформленні документів слід використовувати шаблони документів і стилі.

Шаблон - заготівка документа, що включає параметри сторінки, що повторюються в різних документах, текст, елементи оформлення, стилі і тому подібне

Стиль - сукупність елементів оформлення тексту, що включає параметри шрифту, абзацу, заливки і інші елементи.

Шаблон створюють, як правило, на основі існуючого документа. У документі залишають заповненими і оформленими тільки ті реквізити, які повторюватимуться в інших документах даної групи. Наприклад, в шаблоні супровідного листа залишають реквізити: емблема (03); найменування організації (06); довідкові дані (07); код ОКПО (04); відмітка про наявність додатку (20); підпис (21); відмітка про виконавця (26).

Для збереження файлу як шаблон необхідно виконати команду Файл - Зберегти як....

У діалоговому вікні Збереження документа (мал. 33) в списку, що розкривається, Тип файлу вибрати Шаблон документа (*.dot), ввести ім'я створюваного шаблону, після чого натиснути кнопку Зберегти.

Мал. 33. Діалогове вікно Збереження документа

Для створення документа на основі шаблону необхідно виконати команду Файл - Створити.... У діалоговому вікні Створення документа (мал. 34) вибрати ім'я використовуваного шаблону, після чого натиснути кнопку ОК.

Мал. 34. Діалогове вікно Створення документа

Подальша робота з документом проводиться звичайним порядком.

Доцільно мати шаблони для всіх основних видів організаційно-розпорядливих документів. Застосування шаблонів виключає необхідність установки параметрів сторінки, розмітки розташування реквізитів документа, введення постійних і деяких змінних реквізитів. Крім того, використання шаблонів дозволить забезпечити одноманітність оформлення документів.

Існуючі документи, створені раніше на основі інших шаблонів, можна і слід приєднати до відповідних шаблонів організаційно-розпорядливих документів.

Для цього слід виконати команду Сервіс - Шаблони і надбудови... і в діалоговому вікні Шаблони і надбудови (мал. 35) натиснути кнопку Приєднати....

Мал. 35. Діалогове вікно Шаблони і надбудови

У діалоговому вікні Приєднання шаблону (ріс.36) необхідно вибрати ім'я файлу приєднуваного шаблону, після чого натиснути кнопку Відкрити. У діалоговому вікні Шаблони і надбудови натиснути кнопку ОК.

Мал. 36. Діалогове вікно Приєднання шаблону

Стиль створюють, як правило, на основі існуючого оформлення фрагмента тексту. Фрагмент тексту, на основі оформлення якого створюють стиль, потрібно виділити і виконати команду Формат - Стиль....

У діалоговому вікні Стиль (мал. 37) необхідно натиснути кнопку Створити.... У діалоговому вікні Створення стилю (мал. 38) слідує в полі Ім'я ввести назву стилю, поставити відмітку Додати в шаблон, після чого натиснути кнопку ОК. У діалоговому вікні Стиль натиснути кнопку Застосувати.

Мал. 37. Діалогове вікно Створення стилю

Мал. 38. Діалогове вікно Зміна стилю

Для застосування стилю необхідно виділити фрагмент тексту, відкрити список, що розкривається, Стиль панелі інструментів Форматування і вибрати бажаний стиль, наприклад . Рекомендується мати стилі всіх основних постійних і змінних реквізитів документа: 06-08, 15, 17, 19-21, 26.

При переоформленні (зміні) фрагмента документа, оформленого із застосуванням стилю, рекомендується змінити цей стиль і для інших фрагментів документа. Для зміни стилю необхідно виділити фрагмент тексту, відкрити список, що розкривається, Стиль панелі інструментів Форматування і вибрати бажаний стиль. У діалоговому вікні Перевизначення стилю (мал. 39) відзначити даний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок, після чого натиснути кнопку ОК.

Мал. 39. Діалогове вікно Перевизначення стилю