Додаток 1. Зразковий перелік видів і різновидів документів, використовуваних в управлінській діяльності

Акт - документ, що фіксує стан об'єкту і, при необхідності, рекомендації комісії.

Анкета - форма представлення уніфікованого тексту (документ), в якому дається характеристика одного змінного об'єкту по певних постійних ознаках, параметрах, критеріях.

Графік - план робіт з точними показниками термінів і об'ємів виконання.

Договір - документ, що фіксує угоду сторін про встановлення яких-небудь стосунків і регулюючий ці стосунки.

Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, виводів, пропозицій і призначений для усного прочитання.

Доповідна записка - документ, що адресований керівникові даної або вищестоящої установи, містить грунтовний виклад якого-небудь питання з виводами (пропозиціями) укладача.

Посадова інструкція - документ, що визначає обов'язки, має рацію і відповідальність посадової особи.

Заява - документ, що містить прохання або пропозицію, адресовану особою або групою осіб установі або посадовій особі.

Висновок - документ, що містить думку, виведення установи, комісії, фахівця з якого-небудь документа або питання.

Сповіщення про засідання, збори, конференції - документ, що інформує про майбутній захід і пропонує взяти в нім участь.

Інструкція - правовий акт, що видається установою (затверджуваний його керівником або керівником вищестоящої організації) в цілях встановлення правив, регулюючих організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові і інші спеціальні сторони діяльності установи (його підрозділів і служб), посадових осіб і громадян. Інструктивний характер носять правила, рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки і інші документи, що мають однакову юридичну природу. Доцільно об'єднати всі перераховані акти в інструкцію.

Особиста картка - документ, службовець для аналізу складу і обліку руху кадрів.

Огляд - документ, складений в цілях інформації підвідомчих і інших організацій про роботу в тій або іншій областях або про діяльність групи установ в певний період.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту).

Відгук - документ, що містить думку установи або фахівця про роботу, прислану на розгляд.

Звіт - документ, що містить зведення про виконання завдання, роботи, підготовці заходів, доручень і проведенні тих або інших заходів, що представляється вищестоящій установі або посадовій особі.

Перелік - систематизоване перерахування документів або інших предметів, об'єктів або робіт, складене в цілях розповсюдження на них певних норм або вимог.

Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, об'єднаних єдиними правилами складання і оформлення.

План - документ, що встановлює точний перелік намічаних до виконання робіт або заходів, їх послідовність, об'єм (у тій або іншій формі), конкретних виконавців і контролерів.

Положення - правовий акт, що визначає порядок освіти, правове положення, має рацію, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служби).

Ухвала - правовий акт, що приймається органами колегіального управління в цілях дозволу найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм.

Правила - зведення обов'язкових для виконання норм і вимог.

Уявлення - а) документ, що рекомендує адресатові здійснення дій (заходів), що стосуються особового складу організації (переміщення, призначення, заохочення і тому подібне) або її діяльності; б) документ, що містить інформацію про факти порушення законності і представляється прокурором у відповідні інстанції.

Пропозиція - різновид доповідної записки, що містить перелік конкретних пропозицій з певного питання.

Наказ - правовий акт, що видається керівником організації, що діє на основі єдиноначальності, в цілях дозволу основних і оперативних завдань, що стоять перед організацією. В окремих випадках може стосуватися широкого круга організацій і посадових осіб, незалежно від підлеглості.

Протокол - документ, що фіксує процес обговорення і рішення (ухвали), прийняті колегіальним органом.

Розпорядження - правовий акт, що видається посадовими особами, круг яких визначений статутом (положенням про організацію), в цілях вирішення оперативних питань. Як правило, розпорядження має обмежений термін дії.

Рішення - правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій підприємств, фірм в цілях дозволу найбільш важливих питань їх діяльності.

Зведення - документ, що є узагальненими відомостями з одного питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог і тому подібне).

Список - документ, що містить перерахування осіб або предметів в певному порядку, складений в цілях інформації або реєстрації.

Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих або інших фактів або подій.

Стенограма - дослівний запис доповідей, мов і інших виступів на зборах, нарадах і засіданнях колегіальних органів, здійснена методом стенографії.

Телеграма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається по телеграфу).

Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається по телефону).

Вказівка - правовий акт, що видається посадовими особами, круг яких визначений статутом (положенням про організацію), переважно по питаннях інформаційно-методичного характеру, а також по питаннях, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій і інших актів даної організації або вищестоящим органом управління.

Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права підприємства, організації, установи.

Штатний розклад - правовий акт, що визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації з вказівкою посадових окладів.