09. Дата - один з реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа.

Дата підписання є датою наказу, вказівки, розпорядження листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, договору.

Дата ухвалення колегіальним органом є датою ухвали, рішення.

Дата твердження є датою статуту, положення, інструкції, правив, плану, звіту.

Дата зафіксованої події є датою акту, протоколу.

Реквізит «Дата документа» оформляється цифровим способом, тобто трьома парами арабських цифр (день, місяць, рік). Наприклад: 05.05.99 або 24.05.99 або 25.12.991.

Дата документа проставляється при реєстрації документа до позначення «№» в постійній частині реквізиту, зображеній на бланку. Наприклад:

10. Реквізит «Реєстраційний номер» проставляється при реєстрації документа після позначення «№» в постійній частині реквізиту, зображеній на бланку. Наприклад²:

11. Реквізит «Посилання на реєстраційний номер і дату документа» проставляється в у відповідь листі в постійній частині реквізиту, зображеній на бланку. Відомості в реквізит переносяться з документа, що поступив. Наприклад:

12. Реквізит «Місце складання або видання документа» указують відповідно до прийнятого територіально-адміністративного ділення, а також загальноприйнятими географічними сокращеніямі3. Для юридичної особи местомом складання або видання документа є місце його знаходження, яке визначається местомом його юридичної реєстрації. Місце складання або видання не указується, якщо воно включене до складу найменування організації. Наприклад: «Московський державний технічний університет».

13. Наявність в документі реквізиту «Гриф обмеження доступу до документа» свідчить про особливий характер інформації, що обмежує коло, мають доступ до документа осіб. Метою обмеження доступу до інформації, що міститься в документі, є захист службової і комерційної документованої інформації, неправомірне звернення до якої може нанести різного роду збиток її власникові, власникові, користувачеві або іншій особі.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Федерального закону «Про державну таємницю» (1993), в якому встановлені ступені секретності: «особливій важливості», «абсолютно таємно», «таємно». Грифом обмеження доступу до документа є і гриф «для службового користування».

Приватні комерційні структури доступу до державної таємниці не мають і застосовують інші позначення обмеження доступу до інформації.

Реквізит наноситься без лапок в правому верхньому кутку першого листа документа. Наприклад:

Конфіденційно

або

Кт4

Гриф обмеження доступу до документа при необхідності може доповнюватися номером екземпляра документа. Наприклад:

Конфіденційно

Екз. 2

14. Документ адресується організаціям, структурним підрозділам організації, посадовим особам, фізичним (приватним) особам. Відповідно, існують 4 варіанти адресації.

При адресації юридичній особі («На ім'я організації») указується найменування організації з прописної букви в називному падеже5. Наприклад:

При адресації структурному підрозділу юридичної особи («У такий-то відділ такої-то фірми») указується найменування організації з прописної букви в називному відмінку і найменування структурного підрозділу на новому рядку з прописної букви в називному відмінку⁶. Наприклад:

Перший і другий варіант адресації не можуть використовуватися при оформленні у відповідь листа.

При адресації керівникові організації або його заступникові указується найменування посади з прописної букви в давальному відмінку (кому?) і найменування організації в родовому відмінку (чого?). Буквені абревіатури (скорочення) і найменування організацій, дані в лапках, по відмінках не змінюються. Після найменування організації або найменування структурного підрозділу крапка (.) не ставиться. Прізвище посадової особи указується на новій строчці в давальному відмінку, після прізвища - ініціали. Наприклад:

або

При адресації керівникові структурного підрозділу (наприклад, начальникові відділу) або особі, посадовий ранг якої нижчий, указується найменування організації з прописної букви в називному відмінку, на наступному рядку - найменування посади з прописної букви в давальному відмінку. Прізвище посадової особи указується на новій строчці в давальному відмінку, після прізвища - ініціали. Наприклад:

При адресації посадовій особі допускається використовувати не включені в ГОСТ Р 6.30-97 ввічливих звернень. В цьому випадку перед прізвищем з рядкової букви указується тільки «панові» або «пані». У військових і правоохоронних структурах прийнято статутне звернення «товариш» («тов.» або «т.»).

До складу реквізиту при необхідності може входити поштова адреса. Складові частини поштової адреси указують в послідовності, встановленій «Правилами надання послуг поштового зв'язку».

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів (в цьому випадку вони розташовуються один під іншим). Слово Копія перед другим, третім і четвертим адресатом не указують.

За наявності більше чотирьох адресатів необхідно складати список розсилки.

При адресації приватній особі, аналогічно оформленню конверта, указується поштовий індекс, місто, область (якщо місто обласного підпорядкування), вулиця, номер будинку і номер квартири. Прізвище і ініціали одержувача фіксуються на окремому рядку. Наприклад:

15. «Гриф затвердження документа» - реквізит, вказуючий на нормативний або правовий характер його змісту. Затвердження документа свідчить про розповсюдження його дій на певний круг установ або посадових осіб. Затвердження документа здійснюється двома способами:

шляхом проставляння особистого підпису посадової особи;

шляхом видання розпорядливого документа.

При затвердженні документа посадовою особою гриф твердження складається із слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок, без двокрапки), найменування посади особи, що затверджує документ, його особистого підпису, ініціалів і прізвища (розшифровки підпису), дати твердження. Наприклад:

Найменування організації в найменування посади не включається в тому випадку, якщо документ затверджується керівником тієї організації, бланк якої використаний при його оформленні.

Дату твердження вписують від руки після проставляння особистого підпису.

При затвердженні розпорядливим документом (ухвалою, рішенням, наказом, вказівкою) гриф затвердження документа складається із слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок, без двокрапки) і найменування виду затверджуючого документа в називному відмінку, його дати і номери, тобто посилання на ОРД. Наприклад:

par{ Найменування організації в найменування посади не включається в тому випадку, якщо розпорядливий документ виданий тією організацією, бланк якої використаний при оформленні затверджуваного документа. Зразковий перелік документів, що підлягають твердженню, приведений в додатку.

16. Реквізит « Резолюція» оформляється відповідною посадовою особою від руки на оригіналі документа і містить вказівку по виконання даного документа.

Реквізит « Резолюція» включає прізвище (прізвища) і ініціали виконавців, зміст доручення, термін виконання, дату розгляду документа і особистий підпис посадової особи, що наклала резолюцію. Той виконавець, чиє прізвище вказане першим, є відповідальним виконавцем.

Наприклад:

Термін виконання указується тільки цифровим способом (трьома парами арабських цифр). Наприклад: до 15.06.99 або до 15.06.99 або Термін 15.06.99. Інші способи фіксації терміну виконання («термін два тижні», «термін 10 днів» і тому подібне) не допускаються.

Допускається оформлення резолюції на окремому листі з вказівкою реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюція відноситься. Оформлення резолюції на окремому листі припускає підготовку віддрукованого проекту резолюції і, при необхідності, внесення до нього виправлень керівником від руки.

17. Заголовок - короткий зміст - відповідає на питання «про що (про кого)?», починається з прописної букви з приводів «О» або «Об», займає не більше двох строк7. Після заголовка крапка (.) не ставиться, лапки (« ») не використовуються. Рекомендується формулювати заголовок за допомогою віддієслівних іменників. Наприклад:

або

В окремих випадках заголовок може відповідати на питання «чого (кого)?». Наприклад:

18. Реквізит «Відмітка про контроль» означає, що документ поставлений на контроль в процесі його виконання. Підставою для проставляння «Відмітки про контроль» є термін виконання, вказаний в резолюції або встановлений шляхом аналізу .содержанія документа. Відмітка про контроль проставляється від руки або штампом (КОНТРОЛЬ).

19. «Текст» - реквізит, що відображає основний смисловий зміст документа. Тексти підрозділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Розділи і підрозділи можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів пишуться з прописної букви (допускається їх написання прописними буквами), підзаголовки - з прописної букви. Крапка (.) в кінці заголовків і підзаголовків не проставляється. Розділи, підрозділи, пункти, підпункти нумеруються арабськими цифрами, розділеними крапками. Номера розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів указують з нового абзацу з червоного рядка. Текст пунктів і підпунктів пишеться з прописної букви і закінчується крапкою.

Текст документа, як правило, складається з двох частин. Перша частина містить аргументуючу інформацію (цілі, завдання, причини створення документа, факти, опис ситуацій, посилання на нормативні документи). У другій (завершальною) частині висловлюють позицію автора (виводи, пропозиції, прохання, рекомендації, рішення, розпорядження і так далі). Якщо зміст документа не потребує пояснення або обгрунтування, то текст може містити тільки другу (завершальну) частину.

Повторюваність управлінських ситуацій і дій приводить до необхідності періодичного складання і оформлення однотипних документів, що дає можливість уніфікувати тексти управлінських документів. У основі уніфікації текстів лежить виявлення типових ситуацій і рішень, що повторюються.

Уніфікація текстів управлінських документів дозволяє прискорити ухвалення управлінських рішень і спростити процес підготовки і оформлення документів.

Текст уніфікованих документів оформляють у вигляді: зв'язного (типового) тексту; трафарету; анкети; таблиці; з'єднання форм (композиції у вигляді зв'язного тексту, анкет, таблиць).

Зв'язний текст - це текст, зміст якого незмінно повторюється у ряді документів, що виключає виділення в нім постійної і змінної інформації. Зв'язний текст застосовується при складанні всіх видів листів, правив, положень, статутів і так далі

Трафарет - форма представлення уніфікованого тексту, що припускає розділення текстової інформації на постійну (властиву всім документам даної групи) і змінну (індивідуальну для кожного документа). Для фіксації змінної інформації в трафаретному тексті залишають пропуски.

Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому дається характеристика одного змінного об'єкту по певних постійних ознаках, параметрах, критеріях. Форма анкети застосовується для викладу словесній або цифровій інформації при описі одного об'єкту по певному набору ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, а змінній - їх конкретні характеристики. Перелік узагальнених ознак (постійна інформація) і порожні рядки для заповнення їх змінною інформацією розташовуються вертикально.

Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, що є характеристикою декількох об'єктів по ряду ознак. Форма таблиці застосовується при викладі числовій або текстовій інформації про декілька об'єктів по певних постійних ознаках. Таблиці мають два рівні розчленовування тексту: вертикальний (графи) і горизонтальний (рядки). Постійна інформація представлена у вигляді заголовків граф або рядків. Графи таблиці мають бути пронумеровані, якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, на подальших сторінках указуються номери граф. Заголовки і підзаголовки граф і рядків таблиці мають бути виражені іменником в називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф використовуються тільки загальноприйняті скорочення і умовні позначення.

З'єднанням форм представлення уніфікованого тексту є поєднання зв'язного тексту з таблицею або анкетою.

20. Реквізит «Відмітка про наявність додатку» розташовується під текстом (нижче на одну-две рядки), фіксується від межі лівого поля і оформляється декількома способами.

Якщо додаток названий в тексті, то відмітка про наявність додатку має вигляд:

Якщо документ має додаток, не названий в тексті, дається його найменування, дата і реєстраційний номер (посилання на ОРД) з вказівкою кількості листів і кількості екземплярів. Наприклад:

Якщо документ має декілька застосувань, не названих в тексті, дається найменування, дата і реєстраційний номер (посилання на ОРД) з вказівкою кількості листів і кількості екземплярів кожного застосування. В цьому випадку додатки мають бути пронумеровані арабськими цифрами (без знаку №). Наприклад:

Якщо документ має декілька застосувань, названих в тексті, дається коротке найменування кожного застосування. Додатки мають бути пронумеровані арабськими цифрами (без знаку №). Наприклад:

Якщо додаток, у свою чергу, також має додатки, то відмітка про їх наявність оформляється таким чином:

Якщо додатки до документа переплетені або зброшуровані, то указується тільки кількість екземплярів одним з двох способів, залежно від того, є посилання на додаток в тексті чи ні. Наприклад:

або

Якщо документ прямує в декілька адрес, а додаток тільки в одну адресу, то відмітка про наявність додатку має вигляд:

Існує декілька видів додатків до ОРД:

додатки до розпорядливих документів, що затверджуються або вводяться ними в дію;

додатки, що уточнюють або доповнюючі основний документ;

додатки, що направляються з супровідним листом.

На першому листі кожного документа, що додається, в правому верхньому кутку указують:

Якщо додатків декілька, то їх нумерують арабськими цифрами без розділових знаків і без позначення номера. При необхідності в правому верхньому кутку документа, що додається, дають посилання на основний документ. Наприклад:

Всі застосування, що є організаційно-розпорядливими документами, мають бути підписані.

21. Посадових осіб підписують документи (ухвалюють рішення і несуть за них відповідальність) по питаннях, що входять в їх (посадових осіб) компетенцію і в рамках делегованих ним повноважень. До складу реквізиту «Підпис» входять найменування посади особи, що підписала документ, особистий підпис і її розшифровка (ініціали і прізвище). Реквізит «Підпис» розташовується під текстом (нижче на одну-две рядки) або під відміткою про наявність додатку (нижче на одну-две рядки). Найменування посади фіксується від межі лівого поля. Скорочення слів не допускаються. Наприклад, якщо документ оформлений на бланку:

або, якщо документ оформлений не на бланку:

Якщо найменування посади включає більше двох слів, його оформляють в декілька рядків, завдовжки не більше 73 мм. Розшифровка підпису указується на останньому рядку найменування посади. Наприклад:

Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи з вказівкою його фактичній посаді, ініціалів і прізвища. Не допускається ставити привід, напис від руки Заст. або косу межу (/) перед найменуванням посади.

Посадових осіб підписують оригінали документів.

Під документом указується один підпис. Виняток становлять: акт, протокол, договір, лист гарантійний, лист колективний, довіреність на здійснення фінансово-господарських операцій.

При підписанні документа декількома посадовими особами організації їх підпису розташовують одну під інший відповідно до посадових рангів. Наприклад:

При підписанні документа декількома особами одного рангу їх підпису розташовують на одному рівні. Наприклад:

22, 23. Узгодження - попередня оцінка змісту і оформлення документа.

Існує дві форми узгодження: узгодження зовнішнє, тобто попередня оцінка фахівців сторонніх організацій. Зовнішнє узгодження оформляється грифом узгодження (реквізит 22); узгодження внутрішнє (візування), тобто попередня оцінка фахівців організації-автора (реквізит 23).

Зовнішнє узгодження (реквізит 22) оформляється двома способами:

шляхом проставляння особистого підпису посадової особи;

шляхом видання розпорядливого документа.

При узгодженні документа посадовою особою гриф узгодження складається із слова УЗГОДЖЕНО (без лапок, без двокрапки), найменування посади особи, що погодила документ, його особистого підпису, ініціалів і прізвища (розшифровки підпису), дати узгодження. Дату узгодження вписують від руки після проставляння особистого підпису. Наприклад:

Якщо узгодження здійснюють організаційно-розпорядливим документом (листом, рішенням, актом, протоколом і ін.), гриф узгодження документа складається із слова УЗГОДЖЕНО (без лапок, без двокрапки) і найменування виду документа в називному відмінку, його дати і номери, тобто посилання на ОРД. Наприклад:

23. «Візи узгодження документа» (візи) - реквізит, що включає особистий підпис фахівця і дату оцінки документа. При необхідності указують посаду і розшифровку підпису того, що візує.

За наявності у того, що візує зауважень або заперечень за змістом документа віза включає вказівку на це. Наприклад:

або

Візи проставляють на останньому листі оригіналу розпорядливого документа, на копії документа, що відправляється (лист).

Допускається оформляти візи на оборотній стороні останнього листа документа (розпорядливий документ, єдиний екземпляр листа, що відправляється факсом) або на окремому листі узгодження. На листі узгодження указують найменування, автора, дату і номер узгодженого документа.

Попередня оцінка змісту документа фахівцями необхідна керівникові для ухвалення єдино вірного управлінського рішення. Право керівника - взяти до уваги думку фахівців і повернути проект документа на доопрацювання або узяти на себе відповідальність і підписати документ.

Послідовність збору віз: виконавець (автор тексту), його керівник, керівники структурних підрозділів, до діяльності яких зміст документа має відношення, заступник керівника організації, в чиєму підпорядкуванні знаходиться структурний підрозділ виконавця, інші заступники керівника організації. Порядок візування представлений на мал. 1.

Мал. 1. Схема порядку візування документів

24. Реквізит «Друк». Відтворення на друці Державного герба Російської Федерації свідчить про приналежність організації до органів державної влади або державного управління і регламентується положенням «Про Державний герб Російської Федерації».

Приватна комерційна структура відтворювати Державний герб на своєму друці не має права.

Герб суб'єкта Російської Федерації розміщується на друці органів представницької і старанної влади суб'єктів Російської Федерації. Використання герба регламентується відповідними нормативними актами (законами, статутами, конституціями і так далі) суб'єктів Федерації.

Приватна комерційна структура відтворювати герб суб'єкта Федерації на своєму друці не має права.

Друк організації, що не має має рацію зображати державну символіку, повинен включати найменування організації. Допускається зображення на друці емблеми організації (реквізит 03).

Відтиснення друку завіряє достовірність підпису посадової особи на документах і проставляється так, щоб він захоплював частину найменування посади і частину особистого підпису. Відтиснення друку, що проставляється, має бути добре читаним.

Зразковий перелік документів, на які ставиться друк, даний в додатку.

25. Реквізит «Відмітка про завірення копії».

Копія документа - документ, що повністю відтворюючий інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, не має юридичної сили. Посадові особи копії документів не підписують. Для додання копії юридичної сили оформляється «Відмітка про завірення копії».

Склад реквізиту: напис Вірно, що проставляється від межі лівого поля від руки або спеціальним штампом, посада особи, що завірила копію, його особистий підпис, розшифровка підпису, дата завірення. Наприклад:

Якщо копія прямує в сторонню організацію, відмітка про завірення копії повинна включати відтиснення друку, поставлене відповідно до правил оформлення реквізиту 24. Друк ставиться на копії документів (включаючи ксерокопії) для посвідчення їх відповідності оригіналам.

Будь-яка організація має право завірити копії тільки тих документів, автором яких вона є. Виняток становлять нотаріальні контори і архівні установи.

26. Реквізит «Відмітка про виконавця» проставляється від межі лівого поля в нижньому кутку лицьової або оборотної сторони останнього листа документа і включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) автора тексту і номер його службового телефона8. Допускається указувати номер факсу. Наприклад:

або

або

27. Реквізит «Відмітка про виконання документа і напряму його в справу» включає посилання на дату і реєстраційний номер документа, що свідчить про виконання або короткі відомості про бездокументного виконання, слова В справу, номер справи, в якій зберігатиметься документ, дату рішення питання і особистий підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ. Наприклад:

Відмітка про виконання документа і напряму його в справу фіксується від межі лівого поля в нижньому кутку лицьової сторони першого або останнього листа документа.

28. Реквізит «Відмітка про надходження документа в організацію» проставляється в середині нижньої частини лицьової сторони першого листа документа від руки або спеціальним штампом. У відтиснення штампу може бути включене найменування організації, що отримала документ.

Реквізит завжди включає дату надходження і порядковий реєстраційний номер в тому випадку, якщо документ буде зареєстрований. Наприклад:

29. Реквізит «Відмітка для автоматичного пошуку документа» проставляється у момент оформлення документа. Включає дані, необхідні для оперативного пошуку інформації (диск, каталог, ім'я файлу і тому подібне).

Якщо документ оформлений на двох і більш листах, вони мають бути пронумеровані арабськими цифрами в середині верхнього поля, починаючи з другого листа з цифри 2.

¹У реквізиті «Дата документа» позначення «рік», «роки», «грам.» не проставляються.

² Текст, набраний курсивом, в документах оформляється від руки.

³ Перед найменуванням Москва і Санкт-Петербург позначення «грама.» не ставиться.

⁴ Комерційна таємниця.

⁵ Не допускається використовувати зміну по відмінках і приводи. Не можна: «У фірму «Заря»» або «Фірмі «Заря»».

⁶ Не допускається використовувати зміну по відмінках і приводи. Не можна: «У відділ збуту» або «Відділу збуту».

⁷ Реквізит «Заголовок до тексту» в документі має бути завжди.

⁸ Слово Виконавець, відмітка Ісп., ініціали виконавця не указуються.