Акт - довідково-інформаційний документ, що фіксує стан об'єкту і, при необхідності, рекомендації комісії.

Існує велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, організацій, підприємств); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і так далі); акти здачі-прийому (при виконанні замовником і виконавцем роботи договірних зобов'язань); прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення документів і справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; нещасних випадків; перевірок і ін.

Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі. Формуляр акту:

постійні реквізити "єдиного бланка":

емблема (03);

найменування організації (06);

найменування виду документа (08) (АКТ);

змінні реквізити "єдиного" бланка:

дата (09);

реєстраційний номер (10);

місце складання або видання документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

відмітка про наявність додатку (20) 1;

підписи членів комісії (21);

гриф твердження (15) 2.

Дата (09) і місце складання (12), що проставляються в бланку акту повинні відповідати даті і місцю події, що актується.

Заголовок (17) акту відповідає на питання «про що?» і починається з приводу «О» («о») і формулюється за допомогою віддієслівних іменників. Наприклад:

Допускається, щоб заголовок акту відповідав на питання «чого?». Наприклад:

або

Текст акту ділиться на три частини: введення, констатуюча частину і виводи. Текст введення у всіх актах формалізований. У нім указується підстава для складання акту, перераховуються члени комісії і (при необхідності) присутні особи.

Як підстава указується найменування розпорядливого документа, його дата, реєстраційний номер і заголовок. Як правило, підставою для роботи комісії є наказ, який визначає склад комісії, її завдання і повноваження. Наприклад:

Підстава: наказ директора від 19.09.99 № 52 «Про заходи по забезпеченню збереження документів»

При перерахуванні членів комісії необхідно вказати посаду, прізвище і ініціали кожного по наступній схемі:

Складений комісією:

Голова - посада Фамілія і.О.

Члени комісії:

Посада Фамілія і.О.

Посада Фамілія і.О.

Посада Фамілія і.О.

Прізвища членів комісії розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).

Як присутні указують осіб, чию роботу перевіряє комісія:

Присутні: посада Фамілія і.О., посада Фамілія і.О.

Прізвища присутніх розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).

Констатуюча частина починається з абзаца. У ній висловлюються цілі, завдання і істота роботи, виконаною комісією, і її результати (коли працювала комісія, що вона робила, як, які факти були виявлені).

У завершальній частині акту робляться виводи або даються рекомендації. Завершальна частина може бути відсутньою, якщо члени комісії ухвалять рішення обмежитися констатацією фактів.

Якщо необхідно, оформляють відмітку про наявність додатку (20). Якщо необхідно, оформляють розсилку акту, тобто указують кількість складених екземплярів і місце їх знаходження. Наприклад:

Слід звернути особливу увагу на те, що під екземпляром акту розуміють його оригінал. Розсилка акту оформляється тільки в тих випадках, якщо екземпляри акту прямують в сторонні організації, а не співробітникам своєї фірми.

Якщо необхідно, особи, присутні при роботі комісії, повинні своїми особистими підписами засвідчити факт ознайомлення із змістом акту формою:

Акт підписують всі члени комісії. При оформленні підписів не указуються посади, не ставляться тире або двокрапка. Наприклад:

Деякі різновиди актів (ліквідації установи, перевірок, ревізій, про виділення документів до знищення) обов'язково підлягають твердженню, що оформляється відповідним грифом (15).

Приклади оформлення актів приведені в додатку.

1 Заповнюється при необхідності.

2 Заповнюється при необхідності.