Загальні положення Реєстрація -
фіксація факту отримання або створення документа шляхом привласнення йому
порядкового номера (індексу), дати і запису необхідних і достатніх
відомостей в спеціальних реєстраційних формах.
Реєстрація документа - «запис облікових даних про
документ по встановленій формі, що фіксує факт його створення,
відправлення або полученія»1.
Реєстрація - основа інформаційно-пошукової системи (ІПС)
організації.
Основними цілями реєстрації є довідково-інформаційна
робота і сроковий контроль виконання документів.
Документи реєструються одноразово, тобто один раз в
одному місці. Якщо документ зареєстрований службою ДОУУ, в структурному
підрозділі він реєструватися не повинен. Якщо документ буде зареєстрований
в структурному підрозділі (наприклад, фінансові документи), служба ДОУУ
його реєструвати не повинна.
Окремі реєстраційні масиви утворюють (тобто
реєструються зі своїми порядковими номерами) вхідні документи, витікаючі
документи і кожен вид (різновид) внутрішніх документів.
Порядкові реєстраційні номери оновлюються на початку
кожного року.
Вхідні документи реєструються в день надходження,
витікаючі і внутрішні - в день підписання.
Додатки до документів окремо не реєструються.
Існує три види реєстраційних форм: журнал реєстрації,
реєстраційно-контрольна картка і комп'ютерні системи реєстрації і контролю
виконання документів («системи електронного документообігу»).
1 ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни
і визначення. М.: Видавництво стандартів, 1998, с.з, п.65.
|