Журнальна форма реєстрації документів
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
Дата поступлення і
реєстраційний номер |
Корреспондент, дата і номер
документа |
Короткий
зміст |
Розпроділення
і перерозпроділення |
Хід виконання,
відмітка про зберігання |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер
запису. Відомості графи 1 відповідають реквізиту 28 документа, що поступив.
Відомості в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізитів
кореспондента).
У графу 3 переноситься заголовок (17) документа, що поступив. Якщо
необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити
наявність додатків і так далі).
У графу 4 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99
директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи графи 4
датуються.
У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він
робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і
бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи
датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.
Журнал реєстрації витікаючої кореспонденції
Дата і
реєстраційний номер |
Кореспондент |
Короткий зміст |
Відмітка про
зберігання |
1 |
2 |
3 |
4 |
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер
запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки
найменування організації.
У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо
необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити
наявність додатків і так далі).
У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого
документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента.
Записи графи 4 датуються.
Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)
Дата і
реєстраційний номер |
Короткий зміст |
Виконавці |
Термін виконання |
Хід виконання,
відмітка про зберігання |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер
запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно,
відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність
додатків і так далі).
У графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація
з тексту документа).
У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту
документа).
У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він
робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і
бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи
датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.
Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або
пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими
ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1),
що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно
використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше
двохсот записів.
Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати
два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка
дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа
і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.
|