Карткова система реєстрації документів

Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 (мал. 3).

Мал. 3. Форма реєстраційно-контрольної картки

У поля картки заносять наступну інформацію.

Кореспондент. Для вхідних документів в цій позиції указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих - відомості переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. Для внутрішніх - указують вид документа (08).

Дата надходження і реєстраційний номер. Заповнюється тільки при реєстрації вхідних документів.

Дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізитів).

Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

При реєстрації вхідних документів в позицію 5 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).

У позиції 6 указують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).

У позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізиту 27.

Фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації відміток про зберігання виконаного документа.

Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про зберігання виконаного документа:

У позиції «Примітка» указується фактичне місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений або витягує із справи. Записи датуються.

При картковій системі реєстрації для привласнення реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, витікаючих і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.