Карткова система реєстрації документів
Єдина
реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6
(мал. 3).
Мал. 3. Форма реєстраційно-контрольної картки
У поля картки заносять наступну інформацію.
Кореспондент. Для вхідних документів в цій позиції
указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих - відомості
переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування
організації. Для внутрішніх - указують вид документа (08).
Дата надходження і реєстраційний номер. Заповнюється
тільки при реєстрації вхідних документів.
Дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка
(09,10 реквізитів).
Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо
необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст,
відзначити наявність додатків і так далі).
При реєстрації вхідних документів в позицію 5
послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові)
і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи датуються. При
реєстрації внутрішніх документів указують прізвища тих посадових осіб,
кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).
У позиції 6 указують термін (терміни) виконання на
підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту
(для внутрішніх документів).
У позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії
виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених
документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений
виконаний документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізиту 27.
Фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації
відміток про зберігання виконаного документа.
Як варіант, може використовуватися інша форма запису
відомостей про зберігання виконаного документа:
У позиції «Примітка» указується фактичне
місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в
справу не поміщений або витягує із справи. Записи датуються.
При картковій системі реєстрації для привласнення
реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу
формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки
оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять,
витікаючих і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений
документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка. |