Індексація Індексація -
проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних
позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні
позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з
класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або
посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:
02 - належна особа - адресат;
12 - кореспондент;
156 - порядковий реєстраційний номер.
Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з
використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи
одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст
документа. Наприклад: 01-20/156, де:
01-20 - номер справи по номенклатурі справ;
156 - порядковий реєстраційний номер.
При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх
документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень
(індексів), в основі якої лежать наступні правила:
розташування складових частин індексу має бути
постійним;
система індексів, вживана в організації, повинна
залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.
Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі
документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього
необхідним і достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного
номера, система індексів може не розроблятися.
|