Систематизація РКК
Ма сив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну
картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку,
тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки
систематизації (пошукові ознаки) РКК:
алфавітний;
географічний (регіональний);
кореспондентський;
номінальний (по видах і різновидах документів);
наочно-питальний (по заголовку, змісту);
структурний (по структурі організації, по відділах);
хронологічний (по даті) і так далі
При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати
декілька пошукових ознак (зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що
поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати
за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах
регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по
кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в
алфавітному порядку і так далі
Усередині кожної рубрики картки розставляють по
хронології або у валовому порядку реєстраційних номерів. Традиційно
застосовується зворотний (... 5, 4, 3, 2,1) порядок реєстраційних номерів і
дат.
Довідкова картотека ділиться на дві частини: картки
документів, що знаходяться на виконання, і виконаних.
Класифікатори, вживані при індексації, реєстраційні форми
і самі документи утворюють інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації,
тобто систему, що забезпечує здійснення оперативної довідкової роботи і
контролю виконання документів.
|