Формування справ
Справа - «сукупність документів або документ, що відносяться до одного
питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обложку»1.
Формування справи - «групування виконаних документів в
справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів
усередині дела»2.
При формуванні справ використовуються наступні ознаки
закладу справ (класифікаційні ознаки):
номінальний (по видах і різновидах документів) - накази,
вказівки, протоколи, акти, довідки і т.д.;
наочно-питальний (за змістом). Наприклад: «Документи про
модернізацію устаткування (доповідні записки, графіки, кошториси, звіти)»;
авторський (документи одного автора групуються в одну
справу). Наприклад: «Протоколи зборів трудового колективу фірми «Зоря» за
1998 рік» або «Документи про спільну діяльність з фірмою «Ікс» (договір,
акти здачі-прийому виконаних робіт, протоколи)»;
кореспондентський;
по грифові обмеження доступу до документа (13).
Усередині поділа документи розташовують по алфавітному,
нумераційному (накази, протоколи), географічному (листування) і ін. ознакам.
Основна ознака угрупування документів -
питально-логічний, тобто документи розташовуються в справі в логічній
послідовності рішення питання. Справа повинна відображати історію рішення
питання.
Категорично неприпустимо як ознака систематизації
використовувати спосіб відправки документів («листи окремо, факси окремо») і
формувати в окремі справи вхідні і витікаючі листи.
При формуванні документи в справи необхідно враховувати
наступні вимоги.
1. У справу поміщаються:
виконані документи;
правильно (відповідно до ГОСТ Р 6.30-97) оформлені
документи;
один екземпляр кожного документа (оригінал або завірена
копія);
документи одного року (за винятком перехідних дел3).
2. Чернетки документів в справу не поміщаються. Плани і
звіти зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за змістом
(«План роботи... на 1998 рік», «Звіт про роботу... у 1998 році» повинні
зберігатися в справах 1998 року).
3. Додатки, незалежно від дати їх твердження або
складання, поміщаються після основних документів.
4. Справа не повинна містити більше 200-250 листів. При
необхідності справу розділяють на декілька томів, частин.
1 ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни і
визначення. М.: Видавництво стандартів, 1998, с.з, п.71.
2 Там же, п.72.
3 Перехідним називається справа, документи якої
відображають рішення питання, яке триває більш за один рік (статут фірми,
кримінальна справа і так далі). Перехідна справа вноситься до номенклатури
справ наступного року з тим же індексом. |