Номенклатура справ Для
забезпечення правильної систематизації документів в організації повинна
складатися номенклатура справ. Номенклатура справ - «систематизований
перелік найменувань справ, що заводяться в організації, з вказівкою
термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядке»1.
У номенклатуру справ включаються всі документи, що
утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і
друкарських видань. Номенклатура справ складається в останньому кварталі
поточного року на наступний. Номенклатуру справ складає працівник служби
ДОУ із залученням фахівців структурних підрозділів.
Формуляр номенклатури справ:
постійні реквізити «єдиного» бланка:
емблема (03);
найменування організації (06);
найменування виду документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);
змінні реквізити «єдиного» бланка:
дата (09);
реєстраційний номер (10);
місце складання або видання документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
підпис укладача (21);
гриф узгодження (22) 2;
гриф твердження (15).
У заголовку номенклатури справ указують «на_____год».
Наприклад:
Текст номенклатури справ є таблицею з п'яти граф.
Індекс справи |
Заголовок
справи (частини) |
К-ть справ
(томів, частин) |
Термін зберігання справи(томи, частини)
і № статей
по перечню 6 |
Примітка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Змістовна частина тексту номенклатури справ групується
по розділах.
Назвами розділів є найменування структурних підрозділів
або напрямів діяльності фірми. Назви розділів нумеруються парами арабських
цифр і указуються в графі 2. Наприклад:
01. Дирекція
02. Бухгалтерія і так далі
У графі 1 номенклатури справ указується діловодний
індекс справи, який повинен включати порядковий номер розділу і порядковий
номер заголовка справи в межах цього розділу. Наприклад: 01-05.
У графі 2 указують заголовки справ. Порядок
розташування заголовків усередині розділу визначається важливістю
документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки
організаційних документів, далі - розпорядливих і довідково-інформаційних
(плани, звіти, акти, довідки і так далі) в порядку убування термінів
зберігання. При складанні заголовків необхідно враховувати наступне:
заголовок має бути коротким, чітко сформульованим;
заголовок повинен повністю відповідати смисловому
змісту документів, що формуються в даній справі;
заголовки типу «Загальне листування», «Матеріали разниє»
і тому подібне не допускаються.
Заголовок справи повинен складатися з наступних
елементів:
найменування вигляду або різновиду документів;
найменування підприємства або структурного підрозділу;
кореспондент;
короткий зміст документів справи;
назва регіону, з яким пов'язаний зміст документів
справи;
дати (період), до яких відносяться документи справи;
вказівка на копійность документа.
Заголовок може починатися з вказівки виду документів
(«Накази», «Протоколи») і різновиду документів (... «по основній
діяльності» ... «засідань ради директорів»). Якщо як вид документів
названі «Плани ...» або «Звіти ...», необхідно вказати періодичність і
характер документів. Наприклад: «Річний фінансовий план» або «Квартальні
звіти про збут продукції».
Заголовок може починатися із слів «Документи...» або
«Матеріали...». В цьому випадку необхідно в дужках перерахувати основні
види документів справи. Наприклад: «Матеріали науково-виробничої
конференції (список учасників, порядок денний, тези доповідей, рішення)».
Заголовок може починатися із слова «Листування». В
цьому випадку необхідно вказати, з ким і з якого питання вона ведеться.
Якщо в справу поміщено листування з одним кореспондентом, його указують в
заголовку. Наприклад: «Листування з фірмою «Захід» про постачання
устаткування». Якщо в справі міститься листування з декількома однорідними
кореспондентами, в заголовку їх не перераховують, а указують їх загальну
видову назву. Наприклад: «Листування з підприємствами хімічної
промисловості про закупівлю сировини». Якщо в справі міститься листування
з декількома різнорідними кореспондентами, в заголовку їх не
перераховують, а указують питання, по якому вона ведеться. Наприклад:
«Листування про підготовку науково-практичної конференції».
У номенклатуру справ включаються довідкові картотеки і
журнали реєстрації.
Графа 3 заповнюється після закінчення року, на який
складена номенклатура справ, тобто в номенклатурі справ на 2000 рік графа
3 буде заповнена в 2001 році.
У графі 4 указується термін зберігання справи і
посилання на статтю переліку, якою керувався укладач номенклатури справ.
Терміни зберігання деяких документів дані в додатку.
У графі 5, якщо необхідно, проставляються відмітки про
перехідні справи, про знищення справ, про місце зберігання оригіналу,
«Справа не заведена» і так далі
При оформленні номенклатури справ в кожному розділі
залишають резервні номери (вільне місце) для того, щоб була можливість
внести до номенклатури заголовки справ, сформованих протягом року.
Номенклатуру справ підписує укладач. При необхідності
оформляють гриф узгодження (22) з експертною комісією (ЕК). Зразкове
положення про експертну комісію дане в додатку.
Номенклатуру справ затверджує керівник організації
(15).
До початку календарного року слід перенести дані граф
1, 2, 4 на обкладинки справ, що заводяться.
Протягом календарного року необхідно формувати справи
строго відповідно до номенклатури справ.
Після того, як рік закінчився, на початку наступного
календарного року на підставі даних граф 3, 5 складається підсумковий
запис про кількість заведених справ (додаток).
1 ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни
і визначення. М.: Видавництво стандартів, 1998, с.з, п.75.
2 Заповнюється при необхідності. |